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Google : consolider le Shadow IT avec le Workspace gratuit

Google lance un nouveau package Workspace gratuit spécialement conçu pour les utilisateurs en entreprise qui utilisaient jusqu’à présent des services tels que Docs, Sheets et Drive séparément et à l’insu de leur propre service informatique. Pour Essentials Starter, les utilisateurs ne doivent pas fournir d’informations de paiement, la seule condition est de s’inscrire par adresse e-mail. Quelques clics suffisent ensuite pour inviter des collègues ou des utilisateurs externes. Workspace est en concurrence avec d’autres paquets de bonheur comme Microsoft 365.

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En plus de la suite Office et de ses fonctions de collaboration, Google Meet est également à bord, mais il est limité : les vidéoconférences sont limitées à 100 participants et à une durée de 60 minutes – les appels directs en sont exclus. Chaque utilisateur dispose de 15 Go d’espace de stockage pour les documents dans le Workspace gratuit. Pour le reste, les caractéristiques correspondent aux applications Google déjà connues. L’interface annoncée en même temps, empruntée à Microsoft Teams et Slack, n’est pas non plus de la partie.

Dans son annonce de l’Essentials Starter, le fournisseur met notamment en avant comme avantage le fait qu’avec le nouveau pack, les utilisateurs en entreprise pourraient « facilement choisir leurs propres outils de productivité » et ainsi « apporter la collaboration moderne dans leur entreprise ». Un autre terme utilisé pour désigner les outils introduits de manière autonome, hors du contrôle de l’administration, est le Shadow IT. Les responsables sont toutefois confrontés à des données qui s’échappent, en particulier dans le cadre des services de cloud computing, et l’objectif déclaré est généralement plutôt de reprendre le contrôle de ces données.

Parallèlement, Google a annoncé une modification fondamentale de l’option « Activités Web App » dans la console d’administration de Workspace. D’une part, le fournisseur conserve séparément l’historique de recherche de tous ses utilisateurs, qui voient ainsi leurs saisies et résultats précédents présentés dans la recherche. L’autre suivi se trouve sous le même paramètre – avec toutefois une différence centrale : les administrateurs perdent le contrôle central sur ce suivi, car les utilisateurs peuvent l’activer, même si les responsables l’ont désactivé auparavant dans la console.

De plus, avec cette modification, Google active à nouveau l’historique des recherches par défaut, même si cela n’était pas explicitement souhaité dans les anciens paramètres. Les données ne doivent en aucun cas être utilisées à des fins publicitaires et seront supprimées après 18 mois, assure Google dans le document d’assistance correspondant.

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