Automatisation des processus avec des documents numériques ? Un bon début, mais ce n’est pas si facile. Les documents numériques ne garantissent pas automatiquement des processus plus efficaces et un risque d’erreur moindre.

Les études montrent que la transformation numérique dans le secteur financier progresse. Cependant, de nombreux dirigeants estiment que cela pourrait aller plus vite : dans le cadre de l’étude mondiale sur les banques de référence 2022, 47% des employés bancaires interrogés occupant des postes de direction déclarent que leur transformation, dont l’objectif principal est d’améliorer l’expérience client, progresse lentement par rapport à leurs principaux concurrents. Faute d’investissements dans les innovations numériques, ils ne peuvent pas suivre les offres des challengers numériques. Selon l’étude de PWC The Digital CFO 2022, les directeurs financiers interrogés classent le niveau de numérisation de leurs entreprises dans la moyenne. De plus, il semble que peu d’entreprises utilisent des technologies numériques dans leurs fonctions financières – seulement environ un tiers ont déclaré qu’elles utilisent une automatisation complète des processus.

Pour être plus agile et axé sur le client, il faut réduire la complexité des processus. Cela s’applique également à la création, la vérification et l’émission de documents de contrat. Cela peut être accompli en automatisant les processus liés aux documents.

Maîtriser les processus et les documents

Les « montagnes de papier » dans les banques et les sociétés de services financiers ne diminuent pas, mais augmentent. Cela est dû à des exigences réglementaires et à des exigences de conformité plus élevées. Cependant, le fait que les employés travaillent désormais sur des documents numériques plutôt que sur des documents papier ne garantit pas automatiquement que les processus centraux se déroulent plus rapidement, plus efficacement et avec moins de risques d’erreur. Cela inclut la création, la modification et la vérification de documents de contrats, d’offres et de factures.

Une gestion automatisée des documents commerciaux (gestion du cycle de vie) peut remédier à cela. Cela inclut un contrôle simplifié des documents par le service juridique, ainsi que la mise en relation avec les processus de vente et les systèmes CRM (Customer Relationship Management) tels que Salesforce.

Plus de travail et de risques plus élevés

Les banques et les sociétés de services financiers doivent consacrer trop de temps à des tâches organisationnelles. Cela comprend la fourniture de documents de produits, de contrats et d’offres à des partenaires et à des clients pour une prolongation de contrat. Les points de problème classiques comprennent le fait que les employés utilisent souvent des modèles de contrats avec des formats incohérents ou des clauses obsolètes.

De plus, il est souvent encore courant, même dans les grandes institutions, de créer manuellement des documents d’offres et de contrats – y compris les coordonnées des destinataires, que l’employé appelle à partir du système CRM et colle par copier-coller. L’échange de projets de documents avec les clients et les partenaires par courrier électronique est également fastidieux. De tels processus prennent inutilement du temps et augmentent le risque d’erreurs. De plus, le risque que les entreprises financières ratent des opportunités commerciales augmente. Cela se produit, par exemple, lorsqu’un contrat arrive à échéance et que le client ne reçoit pas d’offre de prolongation.

Créer un stockage centralisé et des documents homogènes

Pour éviter de telles pertes, il est judicieux de mettre en place en premier lieu un stockage central pour les documents de contrat, par exemple avec Conga Contracts. Cela présente plusieurs avantages : les documents sont faciles à trouver et peuvent être rendus accessibles à tous les participants au processus – tout en respectant les règles d’accès appropriées. Il est également important que les employés reçoivent automatiquement des rapports sur l’état des contrats. C’est la seule façon d’offrir des nouvelles offres en temps utile avant l’expiration d’un contrat. Cela fonctionne le mieux lorsque le stockage central des documents est combiné avec le système CRM.

Les données clients peuvent alors être intégrées automatiquement dans les offres et les documents de contrat. Ceci est basé sur des modèles personnalisés (templates) continuellement adaptés au design corporatif actuel. Cela signifie pas d’insertion manuelle d’informations, pas de risque d’erreurs. De plus, un employé peut envoyer directement le résultat, comme une offre de plan de financement, au destinataire à partir du système CRM.

Gérer le cycle de vie des contrats

Un stockage de données centralisé est également la condition préalable pour gérer les contrats sur l’ensemble de leur cycle de vie à l’aide d’un Contract Lifecycle Management (